Règles et Principes de Conduite Éthique

HATKO KAUÇUK A.Ş.

RÈGLES ET PRINCIPES DE CONDUITE ÉTHIQUE

Hatko Kauçuk A.Ş. (ci-après « Hatko ») exige que ses employés, partenaires commerciaux et toute tierce partie avec laquelle elle coopère se conduisent conformément aux normes éthiques les plus élevées et en respectant toutes les lois applicables.
Si un fournisseur, employé, partenaire commercial ou tiers adopte des pratiques contraires à l’éthique ou illégales dans le cadre de ses relations commerciales avec Hatko, le contrat ou la relation d’affaires peut être résilié.
Ces Règles et Principes de Conduite Éthique couvrent :

• Intégrité et honnêteté
• Équité dans les pratiques commerciales
• Confidentialité des données
• Comportement professionnel
• Compétences professionnelles et valeur ajoutée
• Respect social
• Protection de l’environnement et durabilité

Ces principes guident notre manière de faire des affaires ensemble.

Objectif

Notre but est de sensibiliser aux valeurs éthiques et de garantir que toutes les pratiques commerciales soient systématiquement éthiques. Hatko exige que tous les employés, partenaires commerciaux et autres parties faisant affaire avec nous respectent nos valeurs éthiques et organisationnelles, et reflètent ces valeurs dans leur propre comportement et processus décisionnels lorsqu’ils travaillent avec Hatko.

1. Intégrité et Honnêteté

1. Chaque personne agissant au nom de Hatko doit connaître et respecter pleinement ces Règles de Conduite Éthique ainsi que toutes les lois et réglementations pertinentes. Notre objectif n’est pas seulement d’éviter les sanctions financières ou poursuites judiciaires, mais aussi de protéger notre réputation.
2. Tous les employés sont responsables du respect de ces principes ainsi que des politiques et procédures supplémentaires mises à disposition via les communications officielles.
3. Au-delà du respect de la loi, Hatko attend de chaque employé et tiers qu’ils fassent preuve d’intégrité, honnêteté et loyauté dans toutes les transactions commerciales. L’intégrité doit rester le point central de nos pratiques commerciales. Les informations fournies à nos parties prenantes doivent toujours être exactes et jamais trompeuses.

2. Équité dans les Pratiques Commerciales

1. Corruption, pots-de-vin, blanchiment d’argent, détournement et autres méthodes illégales ou contraires à l’éthique sont strictement interdites.
2. Il est inacceptable de donner, offrir ou fournir quoi que ce soit de valeur (espèces, équivalents en espèces, cadeaux, dons caritatifs, subventions, parrainages, voyages, hébergement, investissements, hospitalité ou tout bien tangible ou intangible) à un agent gouvernemental ou à toute personne privée dans le but de :
   • Obtenir ou conserver des affaires,
   • Assurer un avantage commercial, ou
   • Orienter des affaires vers une personne.
3. Toutes les rémunérations, cadeaux ou avantages directs ou indirects offerts à des particuliers doivent être raisonnables et habituels, et ne doivent pas être excessifs.
4. Si un employé soupçonne une pratique commerciale douteuse, il doit en informer son superviseur ou le service concerné.
5. Les employés ne doivent pas abuser de leur autorité pour obtenir des avantages personnels pour eux-mêmes ou leurs proches au détriment de l’entreprise.
6. Les employés ne doivent pas tirer de bénéfices personnels—directement ou indirectement—des activités d’achat, de vente ou de tout contrat ou transaction impliquant Hatko.
7. Les employés ne doivent pas adopter un comportement contraire à la moralité, à la loi ou à la discipline de l’entreprise.
8. Les documents commerciaux ou commerciaux falsifiés, incorrects ou trompeurs (factures, bons de livraison, factures de retour, bons de commande) sont inacceptables en toutes circonstances. Les factures et autres documents doivent refléter fidèlement les marchandises expédiées ou les services fournis.
9. Tous les contrats avec des tiers doivent suivre les processus d’approbation et d’autorisation pertinents.
10. Dans le cadre des activités d’exportation ou d’importation, les employés doivent respecter toutes les lois de contrôle du commerce international et les réglementations douanières, ainsi que les procédures internes de Hatko.

3. Confidentialité des Données

1. Tous les employés et partenaires commerciaux doivent protéger la propriété intellectuelle et les informations confidentielles de Hatko (par exemple, secrets commerciaux, résultats financiers, plans d’affaires, tarification, données clients ou fournisseurs, chiffres de vente, informations stratégiques, recherches, procédés, logiciels ou toute information propriétaire).
2. Sauf obligation légale imposée par les autorités ou la législation, ces informations ne doivent pas être divulguées à des tiers.
3. Les informations confidentielles ne doivent pas être modifiées, copiées ou détruites sans autorisation. Des mesures appropriées de soin, de stockage et de non-divulgation doivent être prises pour les protéger. Toute modification doit être enregistrée avec un historique des versions.
4. Les fichiers confidentiels ne doivent pas être emportés hors des locaux de l’entreprise sans l’approbation explicite du propriétaire de l’information ou de la direction.
5. Les mots de passe, identifiants et autres accès doivent rester secrets et ne doivent pas être partagés avec des personnes non autorisées.
6. Les informations confidentielles de l’entreprise ne doivent pas être discutées dans des lieux publics (cafétérias, ascenseurs, navettes d’entreprise) ni partagées sur les réseaux sociaux ou applications mobiles personnelles. Seul le personnel autorisé peut publier des informations sur les comptes officiels Hatko, conformément aux directives approuvées par la direction.
7. En cas de doute sur le niveau de confidentialité, traiter l’information comme hautement confidentielle et consulter le responsable concerné.
8. Les données personnelles des employés (salaires, avantages) sont confidentielles et ne doivent être divulguées qu’aux personnes autorisées. Les employés ne doivent pas révéler leurs données personnelles à d’autres ni exercer de pression sur leurs collègues pour le faire.
9. Les informations ne doivent être divulguées que s’il existe un besoin commercial légitime et après évaluation du niveau de confidentialité. Une vigilance accrue est requise lorsque des données personnelles sont impliquées.
10. Si Hatko doit fournir certaines informations confidentielles à des partenaires commerciaux (par exemple, accès limité aux systèmes informatiques), le partenaire doit signer un accord de confidentialité (NDA).
11. Hatko respecte également les informations confidentielles de ses partenaires commerciaux et attend des employés qu’ils protègent toute donnée non publique ou propriétaire reçue.
12. Ces obligations restent en vigueur même si votre relation commerciale ou contractuelle avec Hatko prend fin.
13. Hatko se conforme aux réglementations sur la protection des données personnelles (par exemple RGPD, KVKK ou lois similaires) dans toutes les juridictions concernées.

4. Comportement Professionnel

1. Nous investissons dans des relations à long terme avec nos clients et fournisseurs. Nous valorisons ces partenariats et nous efforçons de répondre à leurs attentes au plus haut niveau, en respectant tous nos engagements.
2. Nous encourageons les employés à créer une valeur ajoutée pour les clients, fournisseurs et l’entreprise elle-même. Cela inclut l’initiative, la formation de relations solides, l’amélioration continue des processus internes et le signalement de tout besoin d’amélioration à la direction.
3. L’esprit d’équipe est essentiel : partager idées et ressources nous rend plus productifs. Hatko encourage ses employés à collaborer avec nos partenaires commerciaux pour maximiser la valeur délivrée.
4. La fraude ou tout comportement criminel lié aux affaires est strictement interdit.
5. Aucune information falsifiée ou trompeuse ne doit être enregistrée dans les registres comptables ou financiers. La performance financière de l’entreprise ne doit pas être déformée. Toute entrée suspecte ou retard doit être signalé au service financier.
6. Les biens de l’entreprise doivent être utilisés uniquement à des fins commerciales légitimes et pour remplir les responsabilités professionnelles. Les employés doivent protéger les biens de l’entreprise contre la perte, les dommages, l’usage abusif ou le vol.
7. Les fournisseurs sont sélectionnés selon des critères tels que la qualité, le prix, la fiabilité, la continuité, le service et la conformité aux lois et règlements. Nous évaluons aussi leur performance environnementale et durable, en veillant à leur alignement avec les valeurs et exigences légales de Hatko.
8. Les employés ne doivent pas choisir ou continuer à travailler avec des fournisseurs engagés dans des activités commerciales douteuses ou enfreignant la loi.
9. Hatko investit dans un environnement de travail sûr et sain pour réduire les risques d’accidents. Les employés sont encouragés à veiller à leur propre santé et sécurité ainsi qu’à celle des autres pouvant être affectés par leurs actions.

5. Compétences Professionnelles et Valeur Ajoutée

1. Fournir des services de haute qualité et une valeur ajoutée est notre engagement et responsabilité principaux.
2. Notre marque et image comptent. Chaque employé doit transmettre un message positif sur l’entreprise.
3. Les réseaux sociaux personnels ne sont pas des lieux pour publier des informations confidentielles ou sensibles liées à l’entreprise.
4. Chaque employé de Hatko joue un rôle clé dans le succès de l’entreprise. Nous recrutons avec soin pour garantir que chaque nouvelle embauche possède les compétences requises pour son poste.
5. Les employés doivent utiliser leur expertise professionnelle pour améliorer la performance de l’entreprise, favoriser l’innovation et préserver la réputation de Hatko.

6. Respect Social

1. Hatko promeut une culture de respect sur le lieu de travail et tout au long du processus d’emploi. Nous traitons collègues, partenaires commerciaux et tiers avec dignité et respect.
2. La discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’âge ou toute autre caractéristique protégée par la loi n’est pas tolérée dans aucune décision d’emploi.
3. Le harcèlement, l’intimidation ou les comportements insultants sont strictement interdits.
4. Nous croyons en un environnement de travail où chacun peut contribuer librement et en toute sécurité, sans intimidation ni préjugé.

7. Protection de l’Environnement et Durabilité

1. Protéger l’environnement est à la fois une obligation légale et une valeur fondamentale de l’entreprise. Nous nous engageons dans des pratiques durables qui minimisent l’impact environnemental, préservent les ressources naturelles et favorisent une planète plus saine.
2. Hatko s’efforce d’améliorer continuellement sa performance environnementale par des mesures telles que :
   • Réduire la consommation d’énergie et améliorer l’efficacité énergétique,
   • Minimiser les déchets et promouvoir le recyclage ainsi qu’une gestion responsable des déchets,
   • Conserver les ressources en eau,
   • Contrôler et réduire les émissions de gaz à effet de serre,
   • Respecter toutes les réglementations environnementales et normes applicables.
3. Tous les employés partagent la responsabilité de maintenir un environnement de travail sûr et sain, incluant la gestion environnementale. Nous encourageons chacun à être proactif dans l’identification et le signalement des risques environnementaux potentiels ou des opportunités d’amélioration à la direction.
4. Nous attendons également de nos fournisseurs et partenaires commerciaux qu’ils respectent les meilleures pratiques environnementales, notamment :
   • Se conformer à toutes les lois et réglementations environnementales locales et internationales,
   • Obtenir et maintenir les permis environnementaux et certifications requis,
   • Réduire leur empreinte écologique en adoptant des méthodes de production durables, en utilisant des ressources renouvelables lorsque possible, et en gérant les déchets de manière responsable.
5. Les employés et partenaires sont encouragés à sensibiliser aux enjeux environnementaux—à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise—et à soutenir le recyclage, les économies d’énergie et autres initiatives durables.
6. Ces engagements garantissent que les opérations de Hatko ainsi que celles de ses fournisseurs, partenaires et clients reflètent un respect de l’environnement, contribuant au bien-être durable de notre planète et de nos communautés.

Dispositions Finales

• Ces Règles et Principes de Conduite Éthique s’appliquent à tous les employés, contractants, partenaires commerciaux, fournisseurs et tiers agissant au nom de Hatko ou en relation avec ses activités.
• Toute violation peut entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la rupture des relations commerciales, ainsi que des conséquences juridiques possibles.
• En cas de doute ou de question sur l’interprétation de ces principes, les employés sont encouragés à demander conseil à leur manager ou au service concerné.
• En respectant ces règles, nous garantissons que Hatko Kauçuk A.Ş. maintient sa réputation d’intégrité, respecte ses responsabilités sociales et environnementales, et favorise un environnement commercial fiable et durable.

Accusé de Réception
J’ai lu et compris les Règles et Principes de Conduite Éthique de Hatko Kauçuk A.Ş. ci-dessus. Je m’engage à les respecter et à maintenir ces standards dans toutes mes relations et décisions professionnelles liées à l’entreprise.

Nejan Hatko  / PDG
1^er janvier 2025