HATKO KAUÇUK A.Ş.

REGELS EN PRINCIPES VOOR EERLIJK GEDRAG

Hatko Kauçuk A.Ş. (hierna “Hatko”) vereist van haar medewerkers, zakenpartners en alle derden waarmee zij samenwerkt dat zij zich gedragen volgens de hoogste normen van ethisch gedrag en in overeenstemming met alle toepasselijke wetten.
Als een leverancier, medewerker, zakenpartner of derde zich bezighoudt met onethische of illegale praktijken in het kader van zaken met Hatko, kan het contract of de zakelijke relatie worden beëindigd.
Deze Regels en Principes voor Eerlijk Gedrag omvatten:

• Integriteit en eerlijkheid
• Eerlijkheid in zakelijke praktijken
• Gegevensprivacy
• Professioneel gedrag
• Professionele vaardigheden en toegevoegde waarde
• Sociaal respect
• Milieuzorg en duurzaamheid

Deze principes leiden hoe wij samen zaken doen.

Doel

Ons doel is het bewustzijn van ethische waarden te vergroten en te zorgen dat alle zakelijke praktijken consequent ethisch zijn. Hatko vereist van alle medewerkers, zakenpartners en andere partijen die zaken met ons doen dat zij onze ethische en organisatorische waarden naleven en deze waarden weerspiegelen in hun eigen gedrag en besluitvormingsprocessen bij het werken met Hatko.

1. Integriteit en Eerlijkheid

1. Iedereen die namens Hatko handelt, moet deze Regels voor Eerlijk Gedrag en alle relevante wetten en regels kennen en volledig naleven. Ons doel is niet alleen het vermijden van financiële sancties of juridische vervolging, maar ook het beschermen van onze reputatie.
2. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor het naleven van deze principes en van de aanvullende bedrijfsregels en procedures die via officiële communicatie beschikbaar worden gesteld.
3. Buiten de naleving van de wet verwacht Hatko van elke medewerker en derde dat zij integriteit, eerlijkheid en loyaliteit handhaven in alle zakelijke transacties. Integriteit moet het middelpunt van onze zakelijke praktijken blijven. Informatie aan onze stakeholders moet altijd juist en nooit misleidend zijn.

2. Eerlijkheid in Zakelijke Praktijken

1. Corruptie, omkoping, witwassen, verduistering en andere illegale of onethische methoden van zakendoen zijn strikt verboden.
2. Het is nooit acceptabel om iets van waarde (contant geld, contante equivalenten, geschenken, liefdadigheidsbijdragen, subsidies, sponsoring, reizen, accommodatie, investeringen, gastvrijheid of iets tastbaars of ontastbaars van waarde) te geven, aanbieden of verstrekken aan een overheidsfunctionaris of een privépersoon met het doel:
   • Zakendoen te verkrijgen of te behouden,
   • Een zakelijk voordeel te verzekeren, of
   • Zakendoen naar een persoon te leiden.
3. Alle directe of indirecte betalingen, geschenken of voordelen aan privépersonen moeten redelijk en gebruikelijk zijn en mogen niet buitensporig zijn.
4. Als een medewerker een twijfelachtige zakelijke praktijk vermoedt, moet hij dit melden aan zijn leidinggevende of de relevante afdeling.
5. Medewerkers mogen hun gezag niet misbruiken om persoonlijke voordelen voor zichzelf of hun familieleden te verkrijgen ten koste van het bedrijf.
6. Medewerkers mogen geen persoonlijk gewin behalen—direct of indirect—uit de inkoop, verkoopactiviteiten of contracten of transacties waarbij Hatko partij is.
7. Medewerkers mogen zich niet schuldig maken aan gedrag dat in strijd is met moraal, wet of bedrijfsdiscipline.
8. Vervalste, onjuiste of misleidende zakelijke of commerciële documenten (bijv. facturen, afleveringsbonnen, retourfacturen, inkooporders) zijn onder geen enkele omstandigheid acceptabel. Facturen en andere documenten moeten nauwkeurig de geleverde goederen of diensten weergeven.
9. Alle contracten met derden moeten de relevante goedkeurings- en autorisatieprocessen volgen.
10. Bij export- of importactiviteiten moeten medewerkers voldoen aan alle internationale handelscontrolewetten en douaneregels, evenals aan de interne procedures van Hatko.

3. Gegevensprivacy

1. Alle medewerkers en zakenpartners moeten de intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie van Hatko beschermen (bijv. handelsgeheimen, financiële resultaten, bedrijfsplannen, prijzen, klant- of leveranciersgegevens, verkoopcijfers, strategische informatie, onderzoek, processen, software of andere eigendomsinformatie).
2. Tenzij wettelijk vereist door autoriteiten of wetgeving, mag deze informatie niet aan derden worden bekendgemaakt.
3. Vertrouwelijke informatie mag niet op ongeoorloofde wijze worden gewijzigd, gekopieerd of vernietigd. Er moeten passende zorg-, opslag- en geheimhoudingsmaatregelen worden genomen om deze te beschermen. Wijzigingen moeten worden vastgelegd met versiegeschiedenis.
4. Vertrouwelijke bestanden mogen niet van het bedrijfsterrein worden meegenomen zonder uitdrukkelijke goedkeuring van de eigenaar van de informatie of het senior management.
5. Wachtwoorden, gebruikers-ID’s en andere toegangsgegevens moeten geheim worden gehouden en niet worden gedeeld met onbevoegden.
6. Vertrouwelijke bedrijfsinformatie mag niet in openbare ruimtes (bijv. kantines, liften, bedrijfsbusjes) worden besproken of gedeeld op sociale media of persoonlijke mobiele apps. Alleen geautoriseerd personeel mag bedrijfsinformatie plaatsen op officiële Hatko-socialmediakanalen, in lijn met door het management goedgekeurde richtlijnen.
7. Als er twijfel bestaat over het niveau van vertrouwelijkheid, behandel de informatie dan als strikt vertrouwelijk en raadpleeg de relevante manager.
8. Persoonlijke gegevens van medewerkers (bijv. salarissen, voordelen) zijn vertrouwelijk en mogen alleen aan bevoegde personen worden bekendgemaakt. Medewerkers mogen hun persoonlijke gegevens niet aan anderen onthullen of collega’s onder druk zetten dit te doen.
9. Informatie mag alleen worden bekendgemaakt als er een legitieme zakelijke noodzaak is en nadat het vertrouwelijkheidsniveau is beoordeeld. Extra voorzichtigheid is geboden wanneer persoonsgegevens betrokken zijn.
10. Als Hatko bepaalde vertrouwelijke informatie aan zakenpartners moet verstrekken (bijv. beperkte toegang tot IT-systemen), moet de zakenpartner een Geheimhoudingsovereenkomst (NDA) ondertekenen.
11. Hatko respecteert ook de vertrouwelijke informatie van haar zakenpartners en verwacht dat medewerkers alle niet-publieke of eigendomsgegevens die zij ontvangen beschermen.
12. Deze verplichtingen blijven van kracht ook als uw zakelijke relatie met Hatko eindigt.
13. Hatko voldoet aan regelgeving voor bescherming van persoonsgegevens (bijv. AVG, KVKK of vergelijkbare wetten) in alle relevante rechtsgebieden.

4. Professioneel Gedrag

1. We investeren in langdurige relaties met onze klanten en leveranciers. We waarderen deze samenwerkingen en streven ernaar hun verwachtingen op het hoogste niveau te vervullen, waarbij we alle afspraken nakomen.
2. We moedigen medewerkers aan om toegevoegde waarde te creëren voor klanten, leveranciers en het bedrijf zelf. Dit omvat initiatief nemen, sterke relaties opbouwen, interne processen continu verbeteren en eventuele verbeterpunten aan het management rapporteren.
3. Teamgeest is essentieel: het delen van ideeën en middelen helpt ons productiever te zijn. Hatko moedigt haar medewerkers aan om samen te werken met onze zakenpartners om de geleverde waarde te maximaliseren.
4. Fraude of enige zakelijke criminele handeling is strikt verboden.
5. Er mag geen vervalste of misleidende informatie worden vastgelegd in boekhouding of financiële administratie. De financiële prestaties van het bedrijf mogen niet verkeerd worden voorgesteld. Elke verdachte boeking of vertraging moet worden gemeld aan de financiële afdeling.
6. Bedrijfsmiddelen mogen alleen voor legitieme zakelijke doeleinden en het vervullen van professionele verantwoordelijkheden worden gebruikt. Medewerkers moeten het eigendom van het bedrijf beschermen tegen verlies, schade, misbruik of diefstal.
7. Leveranciers worden geselecteerd op basis van factoren zoals kwaliteit, prijs, betrouwbaarheid, continuïteit, service en naleving van wetten en regels. We beoordelen ook de milieu- en duurzaamheidsprestaties van leveranciers, zodat zij aansluiten bij de waarden en wettelijke eisen van Hatko.
8. Medewerkers mogen geen leveranciers kiezen of blijven samenwerken met leveranciers die zich bezighouden met twijfelachtige zakelijke activiteiten of die wetten overtreden.
9. Hatko investeert in een veilige en gezonde werkomgeving om het risico op ongevallen te verminderen. Medewerkers worden aangemoedigd om zorg te dragen voor hun eigen gezondheid en veiligheid en die van anderen die door hun handelen kunnen worden beïnvloed.

5. Professionele Vaardigheden en Toegevoegde Waarde

1. Het leveren van hoogwaardige diensten en toegevoegde waarde is onze kernverplichting en verantwoordelijkheid.
2. Ons merk en imago zijn belangrijk. Van elke medewerker wordt verwacht dat hij een positieve boodschap over het bedrijf uitstraalt.
3. Persoonlijke sociale mediakanalen zijn geen plek om vertrouwelijke of gevoelige bedrijfsinformatie te publiceren.
4. Elke Hatko-medewerker speelt een belangrijke rol in het succes van het bedrijf. We werven zorgvuldig om te zorgen dat elke nieuwe medewerker de vaardigheden bezit die nodig zijn voor zijn functie.
5. Van medewerkers wordt verwacht dat zij hun professionele expertise gebruiken om de prestaties van het bedrijf te verbeteren, innovatie te stimuleren en de reputatie van Hatko te waarborgen.

6. Sociaal Respect

1. Hatko bevordert een cultuur van respect op de werkplek en gedurende het gehele dienstverband. We behandelen collega’s, zakenpartners en derden met waardigheid en respect.
2. Discriminatie op basis van ras, kleur, religie, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd of enige andere door de wet beschermde eigenschap wordt bij geen enkele arbeidsbeslissing getolereerd.
3. Intimidatie, bedreiging of beledigend gedrag is strikt verboden.
4. We geloven in het bevorderen van een werkplek waar iedereen vrij en veilig kan bijdragen, zonder intimidatie of vooroordelen.

7. Milieuzorg en Duurzaamheid

1. Milieubescherming is zowel een wettelijke verplichting als een kernwaarde van het bedrijf. We zetten ons in voor duurzame praktijken die de milieubelasting minimaliseren, natuurlijke hulpbronnen sparen en een gezondere planeet bevorderen.
2. Hatko streeft naar continue verbetering van haar milieuprestaties door maatregelen zoals:
   • Verminderen van energieverbruik en verbeteren van energie-efficiëntie,
   • Minimaliseren van afval en bevorderen van recycling en verantwoord afvalbeheer,
   • Besparen van waterbronnen,
   • Beheersen en verminderen van broeikasgasemissies,
   • Naleven van alle relevante milieuvoorschriften en normen.
3. Alle medewerkers delen de verantwoordelijkheid voor het behouden van een veilige en gezonde werkomgeving, inclusief milieubeheer. We moedigen iedereen aan om proactief mogelijke milieugevaren of verbeterkansen te signaleren en te rapporteren aan het management.
4. We verwachten ook dat onze leveranciers en zakenpartners milieuvriendelijke praktijken naleven. Dit omvat:
   • Voldoen aan alle lokale en internationale milieuwetten en regels,
   • Verkrijgen en behouden van milieuvergunningen en certificeringen waar nodig,
   • Hun ecologische voetafdruk verkleinen door duurzame productie methoden toe te passen, waar mogelijk gebruik te maken van hernieuwbare bronnen en afval verantwoord te beheren.
5. Medewerkers en partners worden aangemoedigd om bewustzijn te vergroten over milieukwesties—zowel binnen als buiten het bedrijf—en recycling, energiebesparing en andere duurzaamheidsinitiatieven te ondersteunen.
6. Deze verplichtingen zorgen ervoor dat de activiteiten van Hatko en die van haar leveranciers, partners en klanten respect voor het milieu weerspiegelen, wat bijdraagt aan het langetermijnwelzijn van onze planeet en gemeenschappen.

Slotbepalingen

• Deze Regels en Principes voor Eerlijk Gedrag zijn van toepassing op alle medewerkers, aannemers, zakenpartners, leveranciers en derden die namens Hatko handelen of in relatie tot de zaken van Hatko.
• Elke overtreding kan leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van het dienstverband of zakelijke relaties, evenals mogelijke juridische gevolgen.
• Bij twijfel of zorgen over de interpretatie van deze principes worden medewerkers aangemoedigd om advies in te winnen bij hun manager of de relevante afdeling.
• Door deze regels na te leven, zorgen we ervoor dat Hatko Kauçuk A.Ş. haar reputatie voor integriteit behoudt, haar sociale en milieuplichten respecteert en een betrouwbare, duurzame zakelijke omgeving bevordert.

Bevestiging
Ik heb de bovenstaande Regels en Principes voor Eerlijk Gedrag van Hatko Kauçuk A.Ş. gelezen en begrepen. Ik ga ermee akkoord deze na te leven en deze normen te handhaven in al mijn professionele handelingen en beslissingen met betrekking tot het bedrijf.

Nejan Hatko  / CEO
1^st januari 2025